Tổ chức sự kiện ngoài trời

Tổ chức sự kiện ngoài trời có rất nhiều ưu điểm như không gian thoáng, phong cách hiện đại, thoả sức trang trí mà không bị gò bó bởi diện tích chật hẹp, sức chứa lớn để nhiều ngừoi tham gia hơn,...Nhưng cũng có nhiều điều đáng lưu ý. Để sự kiện được thuận lợi, bạn cần đảm bảo chuẩn bị tốt những điều dưới đây.

Bãi giữ xe

Một điều cần lưu ý với các sự kiện ngoài trời đó là ban tổ chức cần chủ động tìm bãi để xe cho khách, khác hẳn với các sự kiện tại nhà hàng, khách sạn. Mặc dù vấn đề giữ xe phức tạp hơn khi tổ chức chương trình ngoài trời nhưng bạn hoàn toàn có thể chủ động chuẩn bị tốt dựa theo số người đăng kí dự.

Trang trí

Trang trí đóng vai trò vô cùng quan trọng bởi nếu không có sự trang trí hợp lý để làm nổi bật khu vực trung tâm thì khu vực cần nổi bật sẽ bị phai nhạt vào không gian rộng lớn của sự kiện.Trang trí không gian phải thật ấn tượng và đẹp mắt để thu hút người xem, cần nắm được đâu là vị trí trung tâm.

Ngoài bong bóng và hoa bạn nên sắp xếp nhiều standee, phướn dọc, banner,… quanh khu vực tổ chức giúp không gian bớt trống trải và tăng hiệu quả về hình ảnh cho chương trình. Tuy nhiên cần tránh việc xử dụng quá nhiều trang thiết bị phụ kiện có thể làm rườm rà mất diện tích của không gian sự kiện.

Ăn uống – Vệ sinh

Với không gian ngoài trời thì khách hàng nên chọn tiệc BBQ hay buffet thì phù hợp hơn so với set menu. Tuy nhiên đơn vị tổ chức cần yêu cầu bên cung cấp tiệc như nhà hàng, khách sạn có cam kết đảm bảo về vệ sinh thực phẩm, đồng thời quản lý sát về đầu vào và chế biến thực phẩm cho bữa tiệc.

Đơn vị tổ chức cần phải bố trí nhân viên dọn vệ sinh thường xuyên dọn dẹp rác thải và có đặt những thùng rác xung quanh khu vực tổ chức.

Hệ thống âm thanh và ánh sáng

Địa điểm tổ chức các event ngoài trời thường là các sân vận động, công viên, bãi biển,.. với không gian rộng. Do đó hệ thống âm thanh, ánh sáng chiếm vai trò khá quan trọng bởi vậy cần có một hệ thống âm thanh và ánh sáng có công suất lớn, đảm bảo các yêu cầu kĩ thuật và có sức lan tỏa trong khắp không gian diễn ra sự kiện.

An ninh trật tự

Có rất nhiều sự kiện ngoài trời đã xảy ra những sự việc xô xát và gây hậu quả đáng tiếc. Một phần vì đa số những sự kiện ngoài trời đối tượng tham gia không chọn lọc được, thứ hai là không gian quá rộng nên nhà tổ chức khó quản lý.Vì vậy, khi tổ chức một sự kiện có quy mô, bạn nên tìm những địa điểm vừa rộng và lại đựoc hỗ trợ về an ninh.

Dự phòng

Điều mà bất kỳ chương trình sự kiện ngoài trời nào cũng cần phải đối mặt đó là có phương án dự phòng với những trường hợp rủi ro khách quan.

Chính vì vậy, bạn chuẩn bị các phương án phòng bị B, C sẽ không bao giờ thừa. Hãy luôn luôn chuẩn bị và sẵn sàng đối phó với các sự việc có thể sảy ra để mang đến một sự kiện hoàn hảo nhất cho khách hàng nhé!

Đó là những điều cần lưu ý khi tổ chức tiệc hay sự kiện ngoài trời. Quý khách hàng nếu cần tìm 1 đơn vị tổ chức sự kiện uy tín hãy đến với chúng tôi. Cinvestra Travel, đem đến cho bạn những giải pháp mang tầm chiến lược trong lĩnh vực tổ chức sự kiện và quảng bá thương hiệu.

Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để có một chương trình ấn tượng với kịch bản theo yêu cầu duy nhất

CÔNG TY CỔ PHẦN CINVESTRA VIỆT NAM

Tầng 8, toà nhà Sannam phố Duy Tân , P.Dịch Vọng Hậu, Q.Cầu Giấy, Hà Nội
Điện Thoại: 024.224.22226 - Hotline: 0932.04.03.78
Fax: 043.744.9059 - Email: info@cinvestratravel.vn

>> Tham khảo: Tour Quan Lạn kết hợp tổ chức sự kiện