Bí quyết để tổ chức sự kiện thành công

Tổ chức một sự kiện không hề khó nhưng làm thế nào để sự kiện ấy thành công về mọi mặt và chiếm được tình cảm của những người tham dự lại là điều mà không phải nhà tổ chức sự kiện nào cũng làm được. Hãy cùng Cinvestra Travel tìm hiểu những bí quyết để tổ chức sự kiện thành công trong bài viết dưới đây nhé.

Có ý tưởng và Concept phù hợp

Lựa chọn và cho ra đời một một ý tưởng, concept chương trình phù hợp với đặc tính và thông điệp truyền thông của sản phẩm sẽ quyết định đến thành công của sự kiện. Sự kiện sẽ tạo được sức hút đối với khách hàng, tôn lên được sự ưu việt của sản phẩm mới và khiến mọi người tin vào cái mà họ được nghe và nhìn thấy. Ngoài ra, khách hàng và các đối tác sẽ đánh giá cao về sự đầu tư, tâm huyết mà bạn dành cho sản phẩm đó.

Gây ấn tượng – quảng cáo sự kiện

Quá trình quảng bá trước khi tổ chức sự kiện có thể nói là việc cần thiết và quan trọng nhất của hoạt động tiếp thị hiện đại, nhờ đó doanh nghiệp có thể xác định được đối tượng khách hàng mục tiêu và thu hút họ tham gia.Thông thường việc quảng bá cho sự kiện cần phải làm trước ngày diễn ra tối thiểu khoảng 1 tuần và dùng các kênh truyền hình, xã hội hay trực tiếp…

Lên dự trù và kiểm soát ngân sách

Để lên kế hoạch cho 1 chương trình sự kiện thành công bạn cần nắm rõ ngân sách mà bạn có là bao nhiêu. Từ số tiền đó bạn sẽ biết được mình nên sử dụng hệ thống âm thanh – ánh sáng sự kiện như thế nào? Thực đơn ăn uống ra sao và sẽ có những điều đặc biệt gì trong buổi sự kiện hôm đó.

Dịch vụ dành cho khách mời

Ai sẽ là người đánh giá sự thành công cho sự kiện của bạn? Đó chính là những người khách mời trong sự kiện. Hãy luôn giữ thái độ niềm nở, sự chào đón nồng nhiệt nhất khi khách hàng đến cũng như khi tiễn họ ra về.

Việc gửi một email bày tỏ lòng cảm ơn hay đặc biệt hơn là gửi tặng một món quà nhỏ sẽ tạo được ấn tượng rất tốt từ phía khách hàng dành cho bạn ngay sau lần đầu gặp mặt.

Phải có kịch bản cụ thể

Kịch bản không chỉ sử dụng trong nội bộ để những người tổ chức có thể theo sát chương trình vì trong quá trình sự kiện diễn ra sẽ có nhiều chi tiết nhỏ bị bỏ sót. Kịch bản còn được dùng cho bên cung cấp âm thanh ánh sáng để họ có thể điều chỉnh theo kịch bản một cách chính xác, cho quay phim chụp hình để họ bị hướng máy quay cho phù hợp và lấy được những góc hình đẹp, quan trọng trong sự kiện.

Có phương án dự phòng tình huống phát sinh

Chắc chắn sẽ luôn có những tình huống phát sinh khi bạn làm sự kiện, đặc biệt nếu tổ chức sự kiện ngoài trời bạn sẽ còn phải có phương án phòng ngừa các tình huống xấu do thời tiết. Mọi tình huống xấu cần phải được đặt ra đi kèm đó là phương án xử lý, đồng thời luôn có 1 đội nhân sự giám giát và linh hoạt ứng biến lại.

Sắp xếp đội ngũ nhân sự

Đội ngũ nhân sự thưc hiện chương trình đóng vai trò rất lớn trong sự thành công của sự kiện. Bạn nên phân công theo từng đầu công việc cho thật rõ ràng để dễ kiểm soát trong chương trình. Mọi việc nên quy về một mối, mỗi người nắm một hạng mục, không phân 2 người cùng phụ trách một hạng mục vì họ sẽ không thống nhất ý kiến hoặc đùn đẩy lẫn nhau.

Chọn đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Hiện nay có khá nhiều công ty thành lập một bộ phận chuyên tổ chức sự kiện, hội nghị cho doanh nghiệp của mình. Tuy nhiên, ngoại trừ một số công ty có tiềm lực mạnh để đầu tư thì đa số ở những công ty khác tính chuyên nghiệp của những bộ phận này không cao. Kết quả là các sự kiện tổ chức không đạt được hiệu quả như mong muốn.

Vì vậy bạn nên tìm đến với một đơn vị chuyên nghiệp để tổ chức sự kiện chất lượng. Những công ty này sẽ đảm bảo những sai sót có thể xảy ra trong suốt quá trình tổ chức sự kiện đạt mức thấp nhất có thể và sản phẩm của doanh nghiệp bạn tiếp cận được gần hơn với khách hàng.

Đó là 1 vài kinh nghiệm khi tổ chức sự kiện, nếu bạn đang lo lắng hay cần tìm một đối tác tổ chức sự kiện chuyên nghiệp uy tín hãy liên hệ ngay với chúng tôi. Cinvestra Travel sẽ miễn phí hoàn toàn dịch vụ tư vấn, báo giá sát với lợi ích khách hàng nhất. Mọi thông tin chi tiết liên hệ:

Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để có một chương trình ấn tượng với kịch bản theo yêu cầu duy nhất:

CÔNG TY CỔ PHẦN CINVESTRA VIỆT NAM

Tầng 8, toà nhà Sannam phố Duy Tân , P.Dịch Vọng Hậu, Q.Cầu Giấy, Hà Nội
Điện Thoại: 024.224.22226 - Hotline: 0932.04.03.78
Fax: 043.744.9059 - Email: info@cinvestratravel.vn